Городские ивенты живут на грантовых деньгах, и отчётность там строже коммерческой. Кейс Nikitadev показывает, как подрядчику проходить приёмку без пересборок и авралов: съёмка по позициям, контроль по дням, модерация кадров, документ по шаблону.
Как это выглядело пять лет
На протяжении пяти лет процесс держался исключительно на Google Sheets и терпении:
- фотографы снимали всё подряд, без какой-либо привязки к смете;
- менеджеры распечатывали более 20 листов и вычёркивали позиции по памяти;
- архив из тысяч кадров приходилось разбирать вручную через Telegram;
- к концу проекта набегало свыше 5000 фотографий, причём до половины из них оказывались дубликатами одного и того же ракурса, а строка за второй день монтажа могла вовсе остаться пустой.
Подобные пустые строки заказчик вырезал из оплаты. Передать проект другому менеджеру также не представлялось возможным: вся информация о площадке жила в голове у одного человека.
Что сделали
Поверх привычных таблиц выстроили новый контур автоматизации фотоотчётов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение на площадке, модерация, готовый DOCX по шаблону заказчика. Теперь фотограф открывает карточку позиции, где день и блок уже выбраны, а внутри содержатся название, блок сметы, контакт ответственного и, при необходимости, образец. Снятый кадр сразу ложится в структуру сметы. Общий чат для разбора фотографий больше не нужен.
Если раньше на цикл отчётности уходило 640 человекочасов, то теперь всего 64. Разбор фото ускорился в 10 раз, а сборка итогового документа занимает примерно 3 часа вместо 320.
Количество правок от заказчика сократилось втрое: отчёт собирается сразу в формате приёмки, где указаны позиция, время, место и день.
Что ещё в статье
- Почему на одну строку сметы часто нужны два кадра и как эту задачу закрыли двумя слотами на позицию.
- Как две недели в полях — с непосредственным участием в монтаже и съёмках — вскрыли проблемы, о которых заказчик даже не догадывался. Контроль прорабов и бригад добавили уже после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, после чего задача автоматически уходит бригаде с указанием срока исправления.
- Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного контура за 8-12 месяцев. При наличии готового решения сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
- Расчёт было и стало по каждому этапу и итоговая экономия, составившая 576 человекочасов.
Автор материала — Никита Вешняков, инженер-программист, руководитель студии Nikitadev. Теперь новый сотрудник включается в проект примерно за час, тогда как раньше на этот процесс уходили недели работы с архивами и распечатками.
Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/
